Organiser un événement, c’est un peu comme orchestrer une symphonie : chaque note, chaque instrument, chaque détail doit être en harmonie pour créer une mélodie captivante. Mais avouons-le, entre les choix du lieu, la gestion des prestataires, la coordination des invités et la décoration, la partition peut vite devenir complexe !

Pas de panique ! 

Chez GINA Bordeaux, nous sommes là pour vous guider et vous simplifier la vie. 

Forts de notre expérience et de notre passion pour l’événementiel, nous vous accompagnons à chaque étape de l’organisation, pour que votre événement ravisse vos convives. Dîner de gala élégant, soirée de réseautage professionnelle, fête privée endiablée… Quels que soient vos rêves, nous les transformons en réalité.

Dans cet article, laissez-vous inspirer par nos conseils d’experts et découvrez les secrets d’une organisation réussie !

Et si vous souhaitez confier la baguette à des chefs d’orchestre expérimentés, n’hésitez pas à nous contacter ! GINA Bordeaux met à votre disposition son expertise et son savoir-faire pour organiser des événements sur mesure qui surpasseront toutes vos attentes.

7 conseils pour réussir vos événements avec brio

1. Définissez vos objectifs

Avant de débuter la planification, il est essentiel de définir clairement les objectifs de votre événement pour orienter toutes vos décisions futures. A chaque type d’événement correspondent des objectifs différents :

• Célébration personnelle : Si c’est un mariage ou un anniversaire, l’objectif principal devrait être de créer des souvenirs inoubliables pour les invités et de les honorer de manière spéciale.
• Événement professionnel : Pour une conférence ou un séminaire d’entreprise, l’objectif peut être de partager des connaissances, de renforcer les relations entre collègues ou encore de stimuler l’innovation.
• Occasion spéciale : Pour un gala de charité ou une remise de prix, votre objectif est de sensibiliser à une cause, de collecter des fonds pour une organisation ou de reconnaître les réalisations exceptionnelles.

Déterminez également le message que vous souhaitez communiquer à vos invités : est-ce l’importance de la famille et de l’amitié, l’engagement envers l’excellence professionnelle, ou le soutien à une cause sociale ? 

Mesurez le succès de l’événement en fonction de ces objectifs, que ce soit par le nombre de participants, les fonds collectés, la satisfaction des invités, ou l’impact médiatique généré.

2. Choisissez le lieu de réception idéal

Le choix du lieu de réception est une étape cruciale pour le succès de votre événement. Pour trouver un lieu d’exception, vous pouvez explorer plusieurs options :

• Recherche en ligne : Utilisez des plateformes spécialisées telles que Airbnb, WeddingWire, ou des sites dédiés aux événements pour découvrir des lieux uniques adaptés à vos besoins. Ces plateformes offrent souvent une variété d’options avec des photos détaillées et des descriptions complètes pour guider votre choix.
  
• Références et recommandations : Demandez des recommandations à des amis, collègues ou professionnels de l’événementiel. Les bonnes expériences des autres peuvent vous guider vers des lieux qui ont déjà fait leurs preuves.
  
• Accessibilité et commodités : Considérez l’accessibilité du lieu en termes de transports en commun et de disponibilité de parking. Pour un événement en centre-ville, privilégiez les lieux proches des principales attractions touristiques et avec un bon accès aux transports. En revanche, pour un événement en campagne, recherchez des lieux offrant une atmosphère plus paisible et des vues pittoresques, tout en assurant que les invités puissent facilement s’y rendre.
  
• Saison et météo : Prenez en compte la saison et les conditions météorologiques prévues. Les espaces extérieurs peuvent être magnifiques au printemps et en été, mais ils nécessitent souvent un plan de secours en cas de mauvais temps. Les lieux avec des options à la fois intérieures et extérieures peuvent offrir une flexibilité précieuse pour s’adapter aux caprices météorologiques.
  
• Visites sur place : Rien ne vaut une visite en personne pour évaluer l’ambiance, l’adaptabilité des espaces (intérieurs, extérieurs, terrasses), et la qualité des services offerts comme la restauration et les équipements audiovisuels. Assurez-vous de vous rendre sur place afin de vérifier par vous-même que le lieu peut confortablement accueillir le nombre d’invités prévu et les activités planifiées.

3. Prévoyez des budgets adéquats

Pour établir un budget réaliste pour l’organisation d’un événement, voici quelques fourchettes de prix à considérer pour différents postes budgétaires :

Lieu :

• Centres urbains (par exemple, Paris) : Les tarifs peuvent varier considérablement en fonction de la renommée et de l’emplacement spécifique. Attendez-vous à payer entre 1000 € et plusieurs milliers d’euros pour la location d’un lieu prestigieux.
  
• Campagne et régions moins urbanisées : Les prix peuvent être plus abordables, généralement entre 500 € et 2000 € selon la taille et la popularité du lieu.

Nourriture et boissons :

• Cocktail dînatoire : Environ 30 € à 80 € par personne, selon le niveau de sophistication et les options de menu.
• Repas assis : Prévoyez entre 50 € et 150 € par personne pour un repas complet avec plusieurs plats et boissons incluses.

Décoration :

• Fleurs et décorations : Les coûts peuvent varier énormément en fonction de la taille de l’événement et du style de décoration souhaité. Prévoyez entre 500 € et 3000 € pour une décoration de base à élaborée.

Divertissement :

• DJ : Les tarifs peuvent commencer à environ 500 € pour une soirée, mais peuvent augmenter en fonction de la réputation et de la durée de la prestation.
• Groupe de musique : Attendez-vous à payer entre 1000 € et 5000 € ou plus pour un groupe professionnel en fonction de sa renommée et du nombre de membres.

Personnel :

• Serveurs et personnel de service : Calculez environ 20 € à 50 € par serveur par heure, selon les compétences et l’expérience nécessaires.

Ces fourchettes de prix sont indicatives et peuvent varier en fonction de nombreux facteurs, notamment la saison, la demande locale, et les spécificités de chaque lieu ou prestataire. Il est conseillé de demander des devis détaillés et de négocier les tarifs pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix tout en respectant votre budget préétabli.

4. Pensez à toute la logistique

Pour assurer une planification logistique impeccable pour votre événement, suivez ces conseils :

• Élaboration d’un planning détaillé : Créez un calendrier exhaustif incluant toutes les phases de l’événement, depuis la planification initiale jusqu’à la phase de démontage. Identifiez les tâches critiques, attribuez des responsabilités claires aux bonnes personnes et établissez des échéances précises pour chaque étape.
  
• Coordination efficace des prestataires : Communiquez régulièrement avec tous les prestataires impliqués, y compris le traiteur, le décorateur, les techniciens audiovisuels, et tout autre fournisseur pertinent. Organisez des réunions préalables à l’événement pour discuter des détails logistiques, des besoins techniques spécifiques et des exigences particulières.
  
• Gestion des imprévus : Anticipez les défis potentiels tels que les changements météorologiques en ayant des plans de secours prêts à être déployés. Assurez-vous que le lieu de l’événement dispose de solutions de repli pour les activités extérieures prévues, comme des tentes ou des espaces couverts. Gardez les contacts des prestataires de secours pour chaque service essentiel au cas où des annulations de dernière minute surviendraient.
  
• Check-list exhaustive : Créez une liste de contrôle détaillée couvrant tous les aspects de l’événement, des préparatifs initiaux à la fin de la soirée. Incluez des éléments tels que la vérification des installations techniques, la disposition des sièges, la disponibilité des équipements audiovisuels, et la gestion des besoins spécifiques des invités.

5. Communiquez efficacement

Idéalement, annoncez l’événement environ 6 à 8 semaines à l’avance pour permettre aux invités de planifier leur emploi du temps. 

Envoyez un rappel une à deux semaines avant l’événement pour renforcer leur engagement et leur rappeler les détails importants. Évitez de bombarder les invités avec trop d’e-mails ou de messages. 

Assurez-vous que toutes les informations sont faciles à trouver et clairement présentées :

• Date, heure et lieu : Soyez précis sur la date et l’heure de début et de fin de l’événement, ainsi que sur l’adresse exacte du lieu.
• Programme : Si l’événement comporte plusieurs activités ou moments clés, fournissez un aperçu du programme pour que les invités sachent à quoi s’attendre.
• Instructions spéciales : Informez les invités sur le code vestimentaire, les détails d’accès au lieu, et toute autre information pratique pertinente.

Enfin, considérez quels sont les meilleurs supports de communication pour informer vos convives : 

• Réseaux sociaux : Utilisez des plateformes comme Facebook, Instagram, et LinkedIn pour atteindre un large public. Créez des événements sur Facebook et partagez des visuels attrayants.
• E-mail : Envoyez des invitations personnalisées par e-mail avec un design soigné et des informations détaillées.
• Invitations physiques : Pour des événements plus formels ou exclusifs, des invitations imprimées peuvent ajouter une touche de sophistication.

6. Portez votre attention sur les détails

Pour assurer une gestion des détails impeccable lors de votre événement, voici quelques aspects souvent négligés mais cruciaux à prendre en compte :

• Coordination de l’accueil des invités : Planifiez un accueil chaleureux dès l’arrivée des invités. Assurez-vous que le personnel d’accueil est bien informé sur l’événement et capable de répondre aux questions des invités.
  
• Logistique et gestion des flux : Anticipez les besoins en matière de logistique pour faciliter la circulation des invités à travers le lieu. Pensez à des panneaux de signalisation clairs, des indications sur les espaces clés comme les toilettes et les zones de restauration, et des plans de secours en cas de besoin.
  
• Qualité du service client : Formez votre équipe de service client pour qu’elle soit proactive et attentive aux besoins des invités. Assurez-vous que les serveurs et le personnel sont bien préparés à offrir un service de qualité tout au long de l’événement.
  
• Gestion des imprévus : Préparez-vous à gérer les imprévus tels que les changements de dernière minute dans le programme, les demandes spéciales des invités, ou les problèmes techniques. Ayez un plan de secours pour chaque aspect critique de l’événement.
  
• Expériences uniques et touches spéciales : Ajoutez des éléments qui surprennent et ravissent vos invités, comme des animations interactives, des photobooth, des dégustations spéciales, ou des cadeaux personnalisés. Ces petites attentions contribuent à créer une ambiance mémorable et à rendre l’événement inoubliable pour tous les participants.
  
• Sécurité et gestion des risques : Assurez-vous que tous les aspects liés à la sécurité des invités sont couverts, y compris l’accès aux secours médicaux si nécessaire, et que les mesures de sécurité sont respectées conformément aux réglementations locales.

7. Continuez de faire vivre votre événement 

Une fois l’événement terminé, plusieurs actions peuvent prolonger l’impact positif et optimiser l’expérience globale :

• Envoi de remerciements : Envoyez des messages personnalisés de remerciement aux invités, aux prestataires et à toute personne ayant contribué au succès de l’événement. Cela montre votre appréciation et renforce les liens établis.
  
• Demande de feedback : Sollicitez activement les retours d’expérience des invités via des enquêtes de satisfaction. Posez des questions spécifiques sur ce qu’ils ont apprécié et sur les aspects à améliorer. Utilisez ces informations pour ajuster vos pratiques et améliorer vos futurs événements.
  
• Invitation à l’événement suivant : Si vous planifiez d’autres événements à l’avenir, profitez de cette occasion pour inviter vos invités à s’inscrire ou à réserver leur place. Offrez des incitations spéciales pour encourager leur participation continue.
  
• Partage des photos ou vidéos : Publiez des photos et des vidéos de l’événement sur vos plateformes de médias sociaux ou dans des espaces privés de type Cloud et envoyez-les aux invités. Cela prolonge l’expérience et permet à ceux qui ont assisté de revivre les moments forts.
  
• Analyse des performances : Analysez les performances globales de l’événement en examinant les données de participation, les retours des invités et les performances des prestataires. Identifiez les points forts à maintenir et les domaines à améliorer pour vos prochains événements.

GINA Bordeaux : Un lieu de réception incontournable pour des événements inoubliables

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Que vous souhaitiez organiser un mariage féerique, une fête d’entreprise mémorable ou une soirée privée hors du commun, GINA Bordeaux a l’espace et l’expertise qu’il vous faut. Notre équipe dévouée vous accompagne pour planifier un événement qui surpassera toutes vos attentes !

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• Un emplacement idéal : GINA Bordeaux est situé en plein cœur de la ville, à quelques pas des principales attractions touristiques. Un accès facile en transports en commun et un parking privé sont également disponibles.

Nos services d’événements privés à Bordeaux

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